Seating plan de boda: cómo organizar las mesas | Sabor Ibérico

De todo lo que hay que decidir en una boda, el seating plan suele ser lo que más quebraderos de cabeza da. No por difícil, sino porque toca a todo el mundo: la familia, los amigos de siempre, los compañeros de trabajo, las parejas nuevas y los que vienen solos.

La buena noticia es que hay un orden lógico para hacerlo y, si lo sigues, se resuelve en un par de tardes. Después de muchas bodas montadas, esta es la guía que damos siempre a nuestras parejas.

Qué es el seating plan (y qué no es)

El seating plan es el panel que se coloca a la entrada del banquete y que indica a cada invitado en qué mesa se sienta. Es lo primero que ve la gente al pasar del cóctel al comedor, así que cumple dos funciones a la vez: organizar y decorar.

Conviene no confundirlo con dos cosas parecidas:

• Los meseros (o place cards): las tarjetas individuales que van en cada sitio concreto de la mesa.
• El plano de sala: el esquema técnico que usa el equipo de catering para saber dónde va cada mesa dentro del espacio.

El seating plan dice en qué mesa. El mesero dice en qué silla. Y el plano de sala es el que usamos nosotros para montarlo todo.

Cuándo ponerse con el seating plan

El momento importa más de lo que parece. Nuestra recomendación:

• Espera a tener las confirmaciones cerradas. Si empiezas antes de saber quién viene, lo harás dos veces.
• Ponte 3 o 4 semanas antes de la boda. Es tiempo suficiente para pensarlo con calma y para que la imprenta o el diseñador lo preparen.
• Deja margen hasta el final. Siempre hay una baja de última hora o un acompañante que aparece. Ten previsto cómo recolocar sin rehacerlo todo.

Un consejo práctico: trabájalo primero en papel o en una hoja de cálculo, con los nombres en post-it o en celdas que puedas mover. Cuando esté cerrado, pásalo a diseño.

Cuántos invitados por mesa

Depende del tipo de mesa, y esto condiciona todo lo demás:

• Mesa redonda: entre 8 y 10 personas. Es el formato más habitual porque todos se ven la cara. A partir de diez, la mesa se parte en dos conversaciones y los de los extremos se quedan descolgados.
• Mesa imperial o alargada: mucho más flexible en número y muy sociable, aunque cada invitado solo conversa con quienes tiene al lado y enfrente.
• Mesas mixtas: combinar redondas con una imperial funciona muy bien en fincas y espacios grandes.

Y una regla que ahorra disgustos: mejor mesas equilibradas. Una mesa de seis al lado de una de catorce se nota, y quienes están en la pequeña suelen sentir que se han quedado en el rincón.

Cómo agrupar a los invitados

Aquí está el verdadero trabajo. La lógica que mejor funciona:

• Agrupa por afinidad, no por compromiso. El objetivo no es cuadrar un puzle, es que la gente lo pase bien.
• Que cada mesa tenga algo en común: la pandilla del pueblo, los del trabajo, los primos, los amigos de la universidad.
• Mezcla con criterio. Si tienes que juntar dos grupos, busca un nexo: edades parecidas, aficiones comunes o alguien que conozca a ambos lados y haga de puente.
• Cuida a quien viene solo. Siéntalo donde conozca al menos a una persona. Nadie debería pasar la comida entera sin con quién hablar.
• Piensa en los niños. O una mesa infantil con entretenimiento, o repartidos con sus padres. Las dos opciones funcionan; lo que no funciona es no decidirlo.
• Ten en cuenta la movilidad. Las personas mayores, cerca de la entrada y de los baños; nunca junto a los altavoces.

La mesa presidencial: tres opciones

Ya no hay una única forma correcta. Estas son las tres que más vemos:

• Los novios solos (la llamada sweetheart table). Íntima, cómoda y cada vez más elegida. Permite además que cada familia se siente con los suyos.
• Con los padres y padrinos. La opción clásica, ideal si queréis dar ese lugar a la familia.
• Mesa imperial con los amigos más cercanos. La más informal y divertida, muy habitual en bodas de tarde.

Sea cual sea, colocadla en un punto visible pero sin quedar aislada: lo suyo es que podáis levantaros y saludar sin cruzar medio salón.

Ponedle nombre a las mesas

Numerarlas es lo más práctico, pero ponerles nombre es lo que convierte el seating plan en un detalle memorable. Ideas que funcionan muy bien:

• Ciudades o países a los que habéis viajado juntos.
• Canciones, películas o libros que significan algo para vosotros.
• Vuestras mascotas, con foto incluida. Es de lo que más gusta.
• Momentos de vuestra historia: el bar donde os conocisteis, el pueblo de los abuelos…

Si lo hacéis, añadid una línea explicando por qué se llama así cada mesa. Es un detalle pequeño que la gente lee y comenta durante toda la comida.

"El seating plan es lo primero que ven los invitados al entrar al banquete. Bien resuelto, marca el tono de todo lo que viene después."
— Equipo Sabor Ibérico

Formatos para presentarlo

El contenido ya está; ahora toca lucirlo. Algunas fórmulas que quedan muy bien:

• Panel o cartel con todas las mesas. El más clásico y el más fácil de leer.
• Tarjetas colgadas con pinzas de una cuerda o de una estructura con vegetación.
• Espejo o cristal escrito a mano con rotulador de tiza.
• Bolas transparentes colgadas con el nombre de la mesa dentro.
• Mapa del mundo si las mesas son ciudades, con un hilo a cada destino.

Elijáis el que elijáis, cuidad tres cosas: que se lea bien de lejos, que esté bien iluminado y que haya espacio para que varias personas lo miren a la vez sin generar atasco en la entrada.

Que todo hable el mismo idioma

El último detalle, y el que más diferencia marca: que el seating plan, los meseros y la minuta compartan tipografía, colores y estilo. Cuando los tres elementos van en la misma línea, la mesa se ve cuidada aunque la decoración sea sencilla.

En Sabor Ibérico no solo llevamos la comida: preparamos también las minutas y el seating plan con el estilo de cada pareja, para que todo encaje. Puedes ver cómo trabajamos en nuestro catering de bodas en Madrid.

Preguntas frecuentes sobre el seating plan

¿Cuántas personas se sientan en cada mesa?

Entre 8 y 10 en mesas redondas. En mesas imperiales el número es más flexible, porque depende de la longitud de la mesa.

¿Con cuánta antelación hay que hacer el seating plan?

Entre tres y cuatro semanas antes, cuando ya tengas cerradas las confirmaciones de asistencia.

¿Hay que poner también meseros individuales?

No es obligatorio. Con el seating plan basta para que cada invitado encuentre su mesa; los meseros se usan cuando además queréis asignar el sitio exacto dentro de la mesa, algo recomendable en mesas grandes o en bodas muy formales.

¿Dónde se coloca el seating plan?

A la entrada del espacio del banquete, en el paso natural entre el cóctel y el comedor, y con buena luz.

¿Los novios tienen que sentarse con los padres?

Hoy ya no. Podéis sentaros solos, con los padres y padrinos o en una mesa imperial con vuestros amigos. Las tres opciones son igual de correctas.